AI-beleid voor het mkb: wat moet erin?

24 september 2026 · 4 minuten lezen

Een document dat "AI-beleid" heet, is niet wettelijk verplicht. Dat zegt de KVK ook. Toch is het de gewoonste manier om vast te leggen wat medewerkers wel en niet met ChatGPT, Copilot of een chatbot doen. En je hebt het nodig om twee dingen te laten zien die wél gelden: dat je maatregelen neemt voor AI-geletterdheid (artikel 4 van de AI-verordening), en dat persoonsgegevens goed beschermd blijven (AVG).

De onderdelen

  1. Doel en reikwijdte. Voor wie geldt het (medewerkers, stagiairs, freelancers) en voor welke tools.
  2. Toegestane tools. Een korte lijst, liefst met zakelijke accounts. Wat niet op de lijst staat, vraag je eerst aan.
  3. Wat er nooit in mag. Persoonsgegevens van klanten of collega's, medische gegevens, wachtwoorden, vertrouwelijke offertes en contracten. Tenzij een tool daar uitdrukkelijk voor is goedgekeurd.
  4. Controle door een mens. AI-tekst die naar buiten gaat (mail, offerte, website) leest iemand na. De afzender blijft verantwoordelijk.
  5. Eerlijk naar klanten. Een chatbot zegt dat hij een AI is (artikel 50). Afbeeldingen die echt lijken maar door AI zijn gemaakt, label je.
  6. Aanspreekpunt en melden. Eén persoon voor vragen, en wat je doet als er toch iets misgaat, zoals klantgegevens in een openbare chatbot.
  7. Leren. Welke basiskennis iedereen krijgt en wat extra is voor wie AI veel gebruikt.
  8. Herziening. Een vaste datum om het beleid na te lopen, bijvoorbeeld elk half jaar.

Voorbeeldregels

Mag: "Je gebruikt ChatGPT via het zakelijke account om een eerste versie van een tekst te schrijven, samen te vatten of te vertalen."

Mag niet: "Je plakt geen namen, adressen, klantnummers of gezondheidsgegevens in een AI-tool, ook niet 'even snel'."

Altijd: "Wat naar een klant gaat, lees je eerst zelf na. Twijfel je? Vraag het [naam]."

Hoe lang?

Twee tot vier pagina's is genoeg voor een bedrijf met 1 tot 50 medewerkers. Een beleid dat niemand leest, helpt niet. Deel het bij indiensttreding en bespreek het één keer in een werkoverleg.

Gratis sjabloon

Download een AI-beleid (Word) en een AI-register (Excel) om zelf in te vullen.

Download gratis

Je AI-beleid op maat, zonder gesprekken

Het AI-dossier bevat een gebruiksbeleid dat past bij de tools die jullie echt gebruiken, plus AI-register, plan voor AI-geletterdheid en transparantieteksten. Twaalf vragen, binnen vijf werkdagen klaar. € 295 excl. btw (introductieprijs).

Bestel het AI-dossier

Bronnen: KVK, Zo maak je een duidelijk AI-beleid · Autoriteit Persoonsgegevens, datalekken door AI-chatbots · Europese Commissie, Q&A AI-geletterdheid. Dit artikel is informatie, geen juridisch advies.