AI-regels voor administratiekantoren
Administratiekantoren werken met veel vertrouwelijke gegevens: loonstroken, jaarcijfers, BSN's. AI kan helpen met mails, samenvattingen en het uitlezen van bonnetjes. Juist hier is duidelijk vastleggen wat wel en niet mag belangrijk.
Wat voor een administratiekantoor geldt
- Klantgegevens. Een BSN, loonstrook of aangifte hoort niet in een AI-tool zonder zakelijke afspraken over je gegevens. Zet een tool die wel met klantstukken werkt in je verwerkingsregister, met een verwerkersovereenkomst.
- AI-geletterdheid. Medewerkers moeten weten wat een tool wel en niet kan (artikel 4). Een samenvatting van een jaarrekening door AI controleert altijd een mens.
- AI in de boekhoudsoftware. Veel pakketten hebben ingebouwde AI voor het boeken van bonnetjes. Dat telt ook mee in je register: wat doet het, en wie controleert het?
- Chatbot of AI-mail naar klanten. Beantwoordt een chatbot vragen van klanten? Dan moet duidelijk zijn dat het een AI is (artikel 50).
Zo ziet het register van een administratiekantoor eruit
| Tool | Gebruik | Persoonsgegevens | Transparantie |
|---|---|---|---|
| Boekhoudpakket met AI | Bonnetjes boeken | Ja, binnen het pakket | Nee, wel controleren |
| Microsoft Copilot | Mail en samenvattingen | Ja, binnen Microsoft 365 | Nee |
| ChatGPT (zakelijk) | Uitleg en conceptteksten | Nee, verboden in beleid | Nee |
| Chatbot op de site | Vragen van klanten | Ja, naam en e-mail | Ja, AI-melding |
Voorbeeld, geen echte klant.
Een voorbeeldregel uit het beleid
"Je zet nooit een BSN, loonstrook, aangifte of bankgegeven in een AI-tool die niet op de lijst van goedgekeurde tools staat. Twijfel je? Vraag het [naam]."
Het dossier voor jouw kantoor
Register, gebruiksbeleid, plan voor AI-geletterdheid en transparantieteksten, op basis van twaalf vragen. Binnen vijf werkdagen. € 295 excl. btw (introductieprijs).
Bestel het AI-dossierBronnen: AI-verordening (EU) 2024/1689 · Autoriteit Persoonsgegevens, datalekken door AI-chatbots · KVK, AI-beleid.