AI-register: voorbeeld en uitleg
Een AI-register is een lijst van alle AI-tools die in je bedrijf worden gebruikt: waarvoor, door wie en met welke gegevens. De AI-verordening schrijft voor een gewoon mkb-bedrijf geen apart register voor. Het is wel het startpunt voor alles wat daarna komt: je beleid, je plan voor AI-geletterdheid en de vraag of een chatbot een AI-melding nodig heeft.
De kolommen
- Tool en leverancier
- Waarvoor je hem gebruikt
- Wie hem gebruikt (afdeling of rol)
- Welke gegevens erin gaan, en of daar persoonsgegevens bij zitten
- Zakelijk of persoonlijk account
- Transparantie nodig? (bijvoorbeeld een chatbot op je site, artikel 50)
- Verwerkersovereenkomst aanwezig?
- Eigenaar binnen het bedrijf en datum van laatste controle
Voorbeeld
| Tool | Gebruik | Wie | Persoonsgegevens | Transparantie |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT (zakelijk) | Teksten, samenvattingen | Marketing, sales | Nee, verboden in beleid | Nee |
| Microsoft Copilot | Mail en documenten | Iedereen | Ja, binnen Microsoft 365 | Nee |
| Chatbot op de website | Klantvragen | Klantenservice | Ja, naam en e-mail | Ja, AI-melding |
| AI-beeldtool | Social media | Marketing | Nee | Label bij echt lijkende beelden |
Voorbeeldregels, geen echte klant.
Samen met het verwerkingsregister
Gaan er persoonsgegevens in een AI-tool, dan hoort die verwerking ook in je verwerkingsregister van de AVG. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is zo'n register bijna altijd verplicht, meestal ook voor kleine ondernemers. Het AI-register kan daar mooi naast staan: dezelfde tools, met de AI-vragen erbij.
Hoe begin je?
Vraag iedereen welke AI-tools ze gebruiken, ook op hun telefoon of met een privéaccount. Zonder oordeel, anders krijg je geen eerlijk antwoord. Zet het in de lijst en kijk daarna pas wat mag.
Gratis sjabloon
Download een AI-beleid (Word) en een AI-register (Excel) om zelf in te vullen.
Download gratisJe AI-register ingevuld, niet leeg
Het AI-dossier bevat je AI-register op basis van jullie eigen antwoorden, met het beleid, het plan voor AI-geletterdheid en de transparantieteksten erbij. € 295 excl. btw (introductieprijs).
Bestel het AI-dossierBronnen: Autoriteit Persoonsgegevens, overzicht van alle gegevens · KVK, AI-beleid. Dit artikel is informatie, geen juridisch advies.