ChatGPT op het werk: welke regels gelden?

24 september 2026 · 4 minuten lezen

Een offerte herschrijven, een mail vertalen, notulen samenvatten: in veel kleine bedrijven gebruikt iemand al ChatGPT, Copilot of Gemini. Er is geen aparte "ChatGPT-wet". Wel gelden er drie soorten regels tegelijk: de Europese AI-verordening, de AVG en de afspraken die je als werkgever zelf maakt.

1. De AI-verordening: kennis over AI

Gebruikt je bedrijf AI-systemen, dan ben je in de termen van de AI-verordening een gebruiker (deployer). Artikel 4 vraagt sinds 2 februari 2025 dat je maatregelen neemt om de AI-geletterdheid van je medewerkers te ondersteunen. Er is geen verplicht certificaat of standaardcursus; wat passend is, hangt af van de tools en de rol van de medewerker. Meer over artikel 4.

Zet je AI in richting klanten, dan kunnen ook de transparantieregels van artikel 50 spelen, die sinds 2 augustus 2026 van toepassing zijn. Denk aan een chatbot op je website of AI-beelden die echt lijken. Zo zit het met de chatbotmelding.

2. De AVG: wat er in de tool gaat

Zodra er persoonsgegevens in een AI-tool gaan, zoals namen, e-mailadressen of klantdossiers, geldt de AVG. Dan heb je een grondslag nodig, moet de beveiliging kloppen en heb je in de regel een verwerkersovereenkomst met de aanbieder nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg al meerdere meldingen van datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens in een AI-chatbot zetten. Mag ik klantgegevens in ChatGPT zetten?

3. Je eigen afspraken als werkgever

Als werkgever mag je redelijke instructies geven over hoe het werk wordt gedaan. Dat geldt ook voor AI. Zonder afspraken gebruikt iedereen zijn eigen privéaccount en weet niemand wat er gedeeld wordt. Dat heet shadow AI.

Wat je in elk geval regelt

  1. Een lijst van tools die gebruikt worden, met waarvoor en door wie: een AI-register.
  2. Welke tools mogen, liefst met een zakelijk account.
  3. Wat er nooit in gaat: bijvoorbeeld BSN, gezondheidsgegevens, wachtwoorden en vertrouwelijke stukken van klanten of opdrachtgevers.
  4. Controle door een mens voor alles wat naar buiten gaat.
  5. Een korte uitleg voor iedereen die AI gebruikt, en noteer wie die heeft gehad.

Dat past in een AI-beleid van twee tot vier pagina's.

Vraagt een opdrachtgever hoe je met AI omgaat? Met deze vijf punten op papier kun je dat schriftelijk laten zien. Zo beantwoord je AI-vragen van opdrachtgevers.

Gratis sjabloon

Download een AI-beleid (Word) en een AI-register (Excel) om zelf in te vullen.

Download gratis

Je AI-afspraken op papier, zonder gesprek

Het AI-dossier bevat je AI-register, gebruiksbeleid, plan voor AI-geletterdheid en transparantieteksten, op basis van twaalf vragen. Binnen vijf werkdagen klaar. € 295 excl. btw (introductieprijs).

Bestel het AI-dossier

Bronnen: AI-verordening (EU) 2024/1689 · Europese Commissie, Q&A AI-geletterdheid · Autoriteit Persoonsgegevens, datalekken door AI-chatbots · KVK, AI-beleid. Dit artikel is informatie, geen juridisch advies.